Stoiska konferencyjne stanowią ważny element strategii marketingowej każdej nowoczesnej firmy. Wiąże się to z udziałem przedsiębiorców w tematycznych, branżowych konferencjach czy tez targach produktowych. Stoiska konferencyjne znajdują więc zastosowanie na konferencjach, sympozjach, zlotach, zjazdach, forach itp. Najczęściej dotyczą imprez organizowanych przez profesjonalistów w specjalnie wyznaczonych do tego miejscach, w tzw. halach targowych.
Jest to forma dotarcia do osób, firm, przedsiębiorców, kontrahentów, konsumentów, współpracowników z danej branży. Sposób na rozpowszechnienie firmy, jej prezentację oraz zareklamowanie jej produktów i usług. Uczestnictwo w takich imprezach daje wymierne skutki w biznesie.
Przygotowanie stoiska konferencyjnego jest istotnym elementem udziału w konferencji lub targach, ponieważ dobrze zaprojektowane i zorganizowane miejsce promocyjne pomaga przyciągnąć uwagę potencjalnych klientów i zainteresowanych osób
Ważne jest, aby nie było to przypadkowe miejsce, aranżacja i sposób prezentacji, a głęboko przemyślane i zaprojektowane.
Proces projektu i tworzenia stanowiska konferencyjnego możemy podzielić na następujące etapy:
1. Określenie celów i potrzeb, czyli jasne zdefiniowanie, co chcemy osiągnąć dzięki obecności na konferencji, np.: zwiększenie świadomości marki, prezentację nowego produktu, nawiązywanie relacji biznesowych itp.
2. Wybór lokalizacji i rozmiaru stoiska. Lokalizacja ma kluczowe znaczenie, tak aby generować większy ruch na stoisku i wokół niego, przyciągnąć jak najwięcej zainteresowanych.
3. Projekt stoiska, w taki sposób, aby odzwierciedlał wartości. Stanowisko konferencyjne powinno być funkcjonalne, zbudowane i zaaranżowane estetycznie i w zapraszającej formie.
4. Produkcja i przygotowanie materiałów promocyjnych, takich jak ulotki, gadżety, prezentacje multimedialne, zamówienie wszelkiego niezbędnego sprzętu, takiego jak monitory, projektory, komputery, oświetlenie, meble.
5. Logistyka i transport. Koordynacja logistyczna obejmuje nie tylko transport stoiska i materiałów na miejsce konferencji, ale także upewnienie się, że wszystko dotrze na czas. Należy również zadbać o formalności związane z wynajmem przestrzeni, ubezpieczeniami i ewentualnymi zezwoleniami.
6. Montaż stoiska przez profesjonalny zespół techniczny;
7. Szkolenie personelu, który będzie pracować na stoisku. Członek zespołu musi znać cele wystawcy, prawidłowo i skutecznie komunikować wartości marki, posiadać wiedzę na temat prezentowanych produktów lub usług.
8. W trakcie konferencji kluczowe jest aktywne angażowanie odwiedzających, zbieranie kontaktów i prowadzenie rozmów z potencjalnymi klientami.
9. Po zakończeniu konferencji należy zorganizować demontaż stoiska i bezpieczny transport powrotny.
Jakie są główne zasady projektowania i tworzenia efektywnego stoiska konferencyjnego? Czym warto kierować się?
Główne zasady to:
1. Wykorzystaj dużą reklamę stojącą z logo Twojej firmy, która będzie widoczna z daleka. To pomoże wyróżnić stoisko i zidentyfikować Twoją firmę, możesz w tym celu użyć np.: flagi, windery reklamowe.
2. Zadbaj o materiały informacyjne o Twojej firmie, takie jak broszury, foldery, katalogi, które zawierają podstawowe informacje o działalności, jej historii, misji, wizji, produktach lub usługach.
3. Zaakcentuj posiadane wyróżnienia, certyfikaty i nagrody dla firmy.
4. Zadbaj o inne gadżety reklamowe, małe upominki lub gadżety reklamowe z logo Twojej firmy, takie jak długopisy, notatniki, breloczki, kubki, ręczniki, torby plażowe itp. Możesz je rozdać odwiedzającym jako pamiątkę i sposób na utrzymanie Twojej firmy w ich świadomości.
5. Przygotuj profesjonalne prezentacje multimedialne lub wideo, które prezentują Twoje produkty lub usługi w atrakcyjny sposób. Mogą to być także prezentacje na żywo lub dema produktów i usług.
6. Stwórz przyjemną i atrakcyjną przestrzeń do rozmów i spotkań. Umieść na stoisku stolik, kilka wygodnych krzeseł puf czy leżaków, najlepiej z logo firmy, gdzie można porozmawiać z potencjalnymi klientami i udzielać im dodatkowych informacji. Komfortowe siedzenia i stoliki do rozmów mogą znacząco podnieść jakość interakcji.
7. Obowiązkowo przygotuj wizytówki firmy z jej danymi kontaktowymi;
8. Zadbaj o dobre położenie stoiska na konferencji. Wybierz miejsce z dużym przepływem uczestników, które jest dobrze widoczne i łatwo dostępne. Bardzo dobra lokalizacja to ta blisko głównych wejść, na skrzyżowaniach głównych alejek lub w pobliżu popularnych punktów, takich jak strefy cateringowe. Pamiętaj, że lokalizacja w centralnej części hali często gwarantuje większy ruch, ale także jest zazwyczaj droższa.
9. Rozważ wykorzystanie nowoczesnych i zaawansowanych technologii, aby przyciągnąć uwagę i wzbogacić doświadczenie odwiedzających. Może to obejmować interaktywne ekrany dotykowe, wirtualną rzeczywistość (VR) czy nawet sztuczną inteligencję. Wykorzystaj ekrany dużej rozdzielczości, telewizory czy masywne ściany wizualne, aby wzmocnić wrażenie wizualne.
Jakie są główne strefy stoiska konferencyjnego?
Stanowisko konferencyjne należy strefować na następujące elementy:
1. Punkt centralny – każde stoisko konferencyjne powinno mieć wyraźnie wyznaczony punkt centralny, który przyciąga wzrok i skupia uwagę. Może to być ciekawy element graficzny, interaktywny ekran lub produkt eksponowany w intrygujący sposób.
2. Strefy interakcji – umożliwienie odwiedzającym interakcję z produktami lub usługami jest kluczowe. Rozważ utworzenie dedykowanych stref do demonstracji produktów, przestrzeni do rozmów z przedstawicielami firmy, czy też miejsc, gdzie odwiedzający mogą samodzielnie testować oferowane rozwiązania.
3. Odpowiednie oświetlenie jest niezbędne, aby podkreślić najważniejsze elementy stoiska i stworzyć odpowiednią atmosferę. Może ono również wpłynąć na postrzeganie Twojej marki, więc warto zainwestować w jakościowe rozwiązania oświetleniowe.
4. Strefa i miejsce dla materiałów promocyjnych i grafiki. Wykorzystaj materiały promocyjne i profesjonalnie zaprojektowaną grafikę, aby komunikować kluczowe przesłania marki i wyróżnić się na tle konkurencji. Upewnij się, że są one czytelne z różnych odległości i kątów.
5. Przestrzeń do odpoczynku – jeśli przestrzeń na to pozwala, rozważ utworzenie niewielkiej strefy odpoczynku dla odwiedzających. Taka przestrzeń, wyposażona w wygodne siedzenia, może zachęcić uczestników do dłuższych rozmów z przedstawicielami firmy i dać im chwilę wytchnienia w zgiełku targów.
Leżakowo i nasza oferta niezbędna przy organizacji stoiska konferencyjnego
Sztampowym produktem firmy są wysokiej jakości leżaki z logo wykonane z bukowego drewna, które mogą być wykorzystane w strefie relaksu stoiska konferencyjnego.
Sprawdzą się także wysokiej jakości krzesła reżyserskie, które zdecydowanie przyciągają uwagę. Stawiamy tu także na te z personalizacją firmy. Firma poleca także pufy i leżaki oraz huśtawki, niezbędne w strefie relaksu i odpoczynku.
Polecamy także gadżety lezakowo.pl, które mogą pełnić rolę drobnych upominków, jak np.: ręczniki z logo, torby plażowe z logo.
Na stoiskach konferencyjnych warto wykorzystać także obrusy z logo (w ofercie leżakowo) do okrycia stołów, stolików, elementów służących ekspozycji produktów. Niezastąpione pozostają windery reklamowe oferowane – mobilne, lekkie i wytrzymałe flagi reklamowe wykonane z włókna szklanego. Łatwe do montażu, transportu, bardzo widoczne na stoisku i idealne dla promocji marki.
Mogą sprawdzić się także potykacze, czy stylowe stojaki na broszury i produkty. Znajdziesz w naszej ofercie bardzo wiele praktycznych i oparzonych nadrukiem produktów, które pozwolą Ci wyróżnić stoisko konferencyjne.
Poznaj produkty z naszej oferty i przeczytaj inne wpisy blogowe: