Pierwszym krokiem, który rzutuje na pozostałe jest jasne zdefiniowanie celu eventu. Powinniśmy zadać sobie kilka kluczowych pytań, tak aby wiedzieć na kolejnych etapach czego szukamy, jakie są preferencje uczestników, jakiego wyposażenie potrzebujemy itp.?
Najważniejsze pytania, które warto postawić na początku organizacji eventu to:
• po co organizowane jest wydarzenie? Jaki jest temat czy motyw przewodni?
• dla kogo jest organizowany, należy jasno zdefiniować grupę docelową, uczestników imprezy;
• czy chcemy promować jakieś produkty, usługi, firmę, organizację, działania, inicjatywę itp.;
• jaka jest przewidywana oraz pożądana frekwencja osób na wydarzeniu?
Krok 2 – Określ budżet eventu. Jest to istotny etap, bowiem ma wpływ na środki realizacji i możliwości organizacyjne. Warto zrobić szczegółowy kosztorys eventu, ująć wszystkie przewidywane wydatki oraz pozostawić zapas na te nieprzewidziane i dodatkowe. Budżet zawsze musi posiadać odpowiedni zapas.
Następne kroki (3 i 4 krok) to etapy typowo organizacyjne, jak wybranie terminu imprezy oraz samego miejsca jej organizacji, Wybór miejsca zależy w dużej mierze od kroku 1, czyli celu imprezy i założonej frekwencji. Nie bez znaczenia pozostaje także budżet. Musimy zastanowić się, czy przestrzeń będzie wystarczająca i komfortowa dla uczestników, czy zaspokoi ich potrzeby. Warto przestrzeń imprezy podzielić na odpowiednie strefy funkcjonalne.
Krokiem 5 organizacji eventu jest opracowanie jak najbardziej szczegółowego planu eventu. Należy określić przedziały czasowe konkretnych punktów imprezy oraz zakładany czas ich trwania. Warto określić chronologie wydarzeń, ale także przygotować plan elastycznie, tak aby konieczna zmiana, przesuniecie, zastąpienie było jak najbardziej możliwe.
Program eventu powinien być także atrakcyjny, dobrze, gdy przewiduje jakieś niespodzianki dla uczestników, może to być np.: zaproszenie ciekawej, znanej osobistości.
Przyszedł czas na zorganizowanie wyposażenia eventu. W tym punkcie należy przemyśleć na czym będą siedzieć uczestnicy, jaka będzie ich forma relaksu.
Wyposażenie eventu generalnie dzielimy na:
• wyposażenie techniczne – sprzęt nagłośnieniowy, rzutniki, ekrany, mikrofony i inne;
• wyposażenie logistyczne – stoły, krzesła, ławki i inne.
Polecamy zdecydowanie produkty oferowane przez Leżakowo.pl. jest to idealne meblowe wyposażenie na imprezy plenerowe i we wnętrzach. Sztampowym produktem są leżaki z możliwością logowania, krzesła reżyserskie, pufy, huśtawki i hamaki. Nadadzą się idealnie do strefy relaksu eventu.
Dobrze, gdy event przewiduje także drobne gadżety dla uczestników, zwłaszcza gdy są to firmowe, korporacyjne eventy. Lezakowo.pl również przygotowało na tą okazję gadżety z możliwością logowania. Polecamy m.in.: koce z logo, ręczniki plażowe, torby czy plecaki z nadrukiem (sublimacja lub sitodruk).
Nie wolno także zapomnieć o cateringu. Nawet jeśli event nie trwa długo, należy zadbać o chociażby najmniejsze przekąski dla uczestników. Catering jest najlepszym rozwiązaniem. Ciastka i kawa to zawsze dobry pomysł.
Na koniec pamiętajmy o rozesłaniu zaproszeń, o skutecznym poinformowaniu uczestników o wydarzeniu. Obecnie bardzo dobrym i skutecznym kanałem jest Internet, media społecznościowe. Zaproszenia można rozesłać też e-mailem.
Zobacz produkty z naszej oferty i przeczytaj także inne wpisy blogowe:
– Leżak classic drink z podłokietnikami premium
– Gadżety na eventy – co sprawdza się najlepiej i co jest najczęściej praktykowane?